第一章 总 则

第一条 为加强学院学生档案工作的科学化和规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》和《河南大学档案管理办法》，结合学院实际制定本办法。

第二条 学生档案记录和反映学生个人经历、学习和工作表现等情况，是干部人事档案的重要组成部分。

第三条 本办法适用于学院全日制本科生和研究生人事档案。

第四条 学院党委办公室负责集中统一管理本科生人事档案和全院学生党员档案；研究生与科研管理办公室负责集中统一管理全日制研究生人事档案。党委办公室、研究生与科研管理办公室完成学生档案的接收、审核、保管、利用以及安全保密工作。

第二章 学生档案的归档

第五条 学生档案的归档流程

（一）新生档案材料的归档：本科新生辅导员负责接收本科新生档案，研究生新生档案由研究生与科研管理办公室负责接收。辅导员负责整理、催要缺失档案材料。在新生入学资格审查后，本科新生辅导员填写签字《yl23455永利官网新生档案归档明细表(本科)》（附件1），粘贴在学生档案封面，于每年9月底前将新生档案、《yl23455永利官网学生档案移转单》（附件3）移交到党委办公室；研究生新生辅导员填写签字《yl23455永利官网新生档案归档明细表（研究生）》（附件2），粘贴在学生档案封面，于每年9月底前将研究生新生档案、《yl23455永利官网学生档案移转单》（附件3）交到研究生与科研管理办公室。

（二）转专业学生、休学、申请保留入学资格学生档案材料的归档：接收转专业、休学、保留入学资格学生年级辅导员负责该类学生档案审核、整理工作，并填写《yl23455永利官网学生档案移转单》（附件3），将封装、整理完毕后的学生档案、《yl23455永利官网学生档案移转单》统一交由学院党委办公室将转专业学生档案归入年级档案统一保管。

（三）毕业生档案材料的归档：毕业年级辅导员到党委办公室、研究生与科研管理办公室、团委填写《yl23455永利官网学生档案移转单》（附件3）后统一领取毕业年级学生档案，负责将学生在校期间的档案材料统一封装、整理后，移交河南大学就业指导中心统一邮寄或保管毕业生档案，教务办公室、研究生与科研管理办公室同时将整理好的毕业和学位档案等材料转交至研究生院和校档案馆。

第三章 学生档案的使用

第七条 因工作需要查阅、复印学生档案的，须经党委办公室或研究生与科研管理办公室审核登记后进行。查阅党员档案人员范围原则上为辅导员、党支部书记。

第八条 学生档案一律不得外借。因学生政治审查需查阅档案的，由政治审查单位工作人员持有效证件证明或由学生辅导员到学院党委办公室或研究生与科研管理办公室进行登记后查阅。

第九条 任何单位或个人查阅学生档案，须对档案内容严格保密，无关人员不得翻阅档案，不得在档案材料上涂抹、勾画；卷内材料不得更改、替换，未经同意不得复制。

第十条 在读期间因政治审查等原因需要调档的，由调档单位出具调档函，学生本人持《调档函》到党委办公室或研究生与科研管理办公室，填写《yl23455永利官网学生档案调用审批表》（附件4），经辅导员和党委副书记审批同意（研究生须经导师签字同意），由党委办公室或研究生与科研管理办公室进行密封加盖学院党委公章后予以提档，对违反规定造成严重后果的严肃追究责任。

第四章 学生档案的转递

第十一条 学生因毕（结）业、退学、出国等原因产生学籍变动时，各年级辅导员负责办理学籍变动相关手续。

第十二条 毕业生档案由河南大学就业指导中心统一转递，学院不得私自转递学生档案。

第十三条 已经办理退学手续或被开除学籍的学生，须携带退学或开除学籍的材料，辅导员开具情况说明到学院办理档案转递手续，及时将档案转至学生户籍所在地具有档案管理权限的部门。

第五章 附 则

第十四条 本办法由yl23455永利官网负责修订和解释。

第十五条 有下列行为之一的，学院追究直接负责的人员责任；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）故意隐瞒，私自拿走档案的；

（三）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（四）涂改、伪造档案的；

（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第十六条 本办法经yl23455永利官网党政联席会会议研究通过，自发布之日起执行。

2020年4月16日